Ο Σύλλογος έχει την ευθύνη της διαχείρισης του προσωπικού αρχείου της Δόμνας Σαμίου, προϊόν της πολύχρονης ενασχόλησής της με την ελληνική παράδοση.
Μουσικό Αρχείο
Περιλαμβάνει 320 ταινίες ήχου, περίπου 1000 κασέτες, 100 περίπου μπομπίνες με υλικά από στούντιο ηχογράφησης. Συνολικά πάνω από 800 ώρες μουσικής! Μαζί και οι ιδιόχειρες σημειώσεις της για τις καταγραφές της, τις ηχογραφήσεις σε στούντιο, τις συναυλίες της, τις εκδόσεις κλπ.
Τμήμα του μουσικού υλικού ψηφιοποιήθηκε από τη Μεγάλη Μουσική Βιβλιοθήκη της Ελλάδος «Λίλιαν Βουδούρη» στο πλαίσιο του προγράμματος «Δημιουργία Ολοκληρωμένης Μονάδας Τεκμηρίωσης και Προβολής της Ελληνικής Μουσικής» που χρηματοδοτήθηκε από το επιχειρησιακό πρόγραμμα «Κοινωνία της Πληροφορίας 2005-2008».
Ο Σύλλογος ξεκίνησε το 2014 το μεγάλο έργο της ψηφιοποίησης και οργάνωσης του συνόλου της μουσικής και του συνοδευτικού υλικού, που ολοκληρώθηκε το 2016. Στη συνέχεια, όλο το υλικό οργανώθηκε, κωδικοποιήθηκε, τμηματοποιήθηκε και καταλογογραφήθηκε. Δημιουργήθηκαν εύχρηστοι οδηγοί, ώστε να είναι εύκολη η προσπέλαση και ο εντοπισμός των επιμέρους τμημάτων του αρχείου.
Στο Σύλλογο υπάρχουν:
Το πρωτογενές υλικό. Οι ταινίες, κασέτες, μπομπίνες κλπ αλλά και οι σημειώσεις και τα τετράδια, αφού κωδικοποιήθηκαν και ψηφιοποιήθηκαν, συσκευάστηκαν με ασφάλεια και αποθηκεύθηκαν ώστε να αντέξουν στο χρόνο όσο το δυνατόν περισσότερο.
Το ψηφιοποιημένο πρωτογενές μουσικό υλικό. Ψηφιοποιημένα και επεξεργασμένα τα περιεχόμενα των ταινιών, των κασετών κλπ δηλαδή του αρχικού μουσικού υλικού.
Το Μουσικό Αρχείο. Κάθε αρχείο ήχου από το πρωτογενές μουσικό υλικό χωρίστηκε σε τμήματα ώστε κάθε τραγούδι ή συζήτηση να μπορεί να είναι και ανεξάρτητο. Ο αναλυτικός κατάλογος των τραγουδιών και των συζητήσεων περιέχει όλα τα διαθέσιμα στοιχεία όπως τους στίχους, τους τόπους και την ημερομηνία καταγραφής, τους πληροφορητές, τους τραγουδιστές και μουσικούς, τα σχόλια των πληροφορητών ή της Δόμνας Σαμίου κλπ.
Το αρχείο σημειώσεων και τεκμηρίωσης. Ψηφιοποιημένες και κωδικοποιημένες όλες οι σημειώσεις και το υλικό τεκμηρίωσης.
Όλα τα παραπάνω αρχεία είναι διαθέσιμα για μελέτη και σχολιασμό. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να επικοινωνούν με το Σύλλογο για να ενημερωθούν σχετικά με τη διαδικασία πρόσβασης στο υλικό.
Φωτογραφικό Αρχείο
Ψηφιοποιήθηκε και ταξινομήθηκε το σύνολο των φωτογραφιών της Δόμνας Σαμίου. Αρκετές από τις φωτογραφίες αυτές ήδη αναρτήθηκαν στον ιστοχώρο www.domnasamiou.gr και στο μέλλον θα αναρτηθούν περισσότερες.
Βιβλιοθήκη και δισκοθήκη
Tα βιβλία τα σχετικά με την παραδοσιακή μουσική και τη λαογραφία αλλά και οι δίσκοι LP και CD της Δόμνας Σαμίου ταξινομήθηκαν και τοποθετήθηκαν στη βιβλιοθήκη του Συλλόγου που είναι δανειστική. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να επικοινωνούν με το γραφείο του Συλλόγου για να ενημερωθούν για τα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης και δισκοθήκης και για τη διαδικασία του δανεισμού.
